La figura dell'accoglienza è il primo punto di riferimento con cui clienti ed impiegati interagiscono quando contattano un'azienda. Il compito principale è accogliere i visitatori e indirizzarli alla persona o servizio più appropriati. Inoltre gestisce appuntamenti di clienti ed impiegati. La risorsa si occupa anche di attività di contabilità e logistica.
La figura da noi ricercata dovrà impegnarsi a:
- Creare un ambiente accogliente; accogliere, informare e indirizzare visitatori ed impiegati con gentilezza, cortesia e professionalità:
- Gestire posta, chiamate, email in entrata e in uscita:
- rispondere, selezionare ed inoltrare chiamate in arrivo, email e richieste agli uffici di competenza;
- trascrivere ed inoltrare messaggi;
- ricevere, smistare e distribuire la posta;
- coordinare servizi di messaggistica e di corriere.
- Fornire informazioni generali di persona, per telefono, via email:
- rispondere alle domande, riferire lamentele, e/o indirizzare le persone presso i reparti appropriati;
- creare e distribuire promemoria per informare impiegati e clienti;
- in alcuni casi, promuovere servizi e/o prodotti
- Utilizzare sistemi manuali o computerizzati per organizzare e tenere traccia degli appuntamenti;
- creare e tenere traccia di fatture, emettere ricevute quando necessario.
- Archiviare ed organizzare documenti cartacei ed elettronici, come email, fatture, resoconti ed altri documenti amministrativi.
- Provvedere alla manutenzione del database ed all'immissione di dati
- Assicurarsi che la reception e le altre aree comuni vengano mantenute pulite ed ordinate:
- predisporre la manutenzione e le eventuali riparazioni delle attrezzature d'ufficio;
- ordinare i materiali mancanti e gestire le scorte, sostituendo ciò che è necessario o richiesto.
- In alcuni casi assicurarsi che il luogo di lavoro venga aperto e chiuso in maniera appropriata.
- Fornire supporto d'ufficio o amministrativo ai vari reparti, quando richiesto.
La figura deve possedere ottime capacità di relazione, empatia e comunicazione. Oltre a spiccate doti di problem solving e organizzazione.
L'orario lavorativo viene distribuito su 6 giorni lavorativi, dal lunedì al sabato con una mezza giornata di riposo infrasettimanale.
